10 نصائح لكتابة أوراق تقنية فعّالة

بالرغم من أنه يمكن إستخدام الأوراق التقنية (أو ما يُعرف بالأوراق البيضاء – White Papers بالإنجليزية) تجارياً كأداة تسويقية إلا أن الهدف الرئيسي منها ليس التسويق لمنتج أو خدمة ما وإنما تكملة بقّية الوثائق و المواد التسويقية الأخرى عبر تثقيف وتوعية الزبائن الحاليين و العملاء المستقبليين، على حد سواء، حول مشاكل وأمور معيّنة (عادة ما تكون تقنيّة) و حلولها، من أجل مساعدتهم على إتخاذ القرارات السليمة. سنعطيكم في هذه التدوينة عشرة نصائح مهمة لكتابة أوراق تقنيّة إحترافية، جيدة، و فعّالة.


1. لا تجعل الأوراق التقنيّة طويلة جداً (أو قصيرة جداً)

الوثيقة المكوّنة من صفحتان قد تكون سهلة القراءة، ولكنها تفشل عادة بتوفير ما يكفي من معلومات للمساعدة في اتخاذ القرارات الفعاّلة. في المقابل، يمكن للأوراق التقنيّة الطويلة (15-20 صفحة) في الحد من إهتمام القرّاء. ولذلك فإن الأوراق التقنية المتوسطة الطول (من 4-10 صفحات) والتي تحتوي الرسوم التوضيحية (حوالي 3000 كلمة) تُعد عادة الأنسب حجماً حيث أنها تعطي مجالاً كافياً لتغطية أغلب المواضيع من دون أن يمل أو يتعب القارئ منها. (بالطبع هناك إستثناءات لهذه التوصية  لهذه التوصية، مثل المواضيع التقنية المتطورة و المعقدة والتي قد تتطلب المزيد من الصفحات).

2. إستخدم الضمير الغائب في الأوراق التقنيّة

في حين أن الضمائر “أنا” و “نحن” (الشخص الأول) أو “أنت” و “الخاص” (الشخص الثاني) قد تبدو ودية في الأوراق التقنيّة للوهلة الأولى، إلا أنها قد ينفّر القارئ. معظم قرّاء الأوراق التقنيّة يتوقعون الحصول على معلومات مفيدة وذات مصداقية ومهنية. إستخدام ضمائر الشخص الأول أو الثاني لا يتفق مع هذا التوقع. إستخدام ضمار الشخص الثالث هو دائماً أفضل خيار لكتابة الأوراق التقنية المهنية.

3. إمتنع عن تسويق المنتجات أو الخدمات مباشرة في الأوراق التقنيّة

في معظم الحالات، الهدف من الأوراق التقنيّة هو توفير معلومات موضوعيّة وغير متحيّزة، لتثقيف وإبلاغ الجمهور المستهدف، وإظهار المعرقة والفهم. إعتماد لهجة التسويق أو دمج التسويق في محتويات الأوراق التقنيّة يقلل من موضوعية الكاتب، ويتعارض مع الهدف الرئيسي للأوراق التقنية. ومع ذلك، فإنه من الممكن وصف المنتجات والخدمات بشكل واقعي، في النصف الثاني أو الثلث الأخير من الأوراق التقنية (على سبيل المثال، بعد مناقشة التحديات والدوافع وأفضل الممارسات) يمكن أن يساعد على التسويق، ويعزز الموضوعية. المواد و الوثائق والمستندات التسويقية ( مثل البروشورات و الكتيبات  والنشرات والوثائق المماثلة) هي أفضل مكان لإستخدام لغة التسويق. الأوراق التقنيّة ليست وثائق تسويقية، وإنما هي تكمّل المواد التسويقية الأخرى..

4. إستهدف رجال الأعمال والتقنيبن في أوراق تقنية منفصلة

إن تحديات رجال الأعمال والمهنيين التقنيين مختلفة بدرجة كبيرة، و لذلك فإنهم يبحثوت للحصول على معلومات مختلفة تماماً عن الحلول المطروحة. وجهات نظرهم، فضلاً عن اللغة التي يستخدموها، غالباً ما تكون متباينة على نطاق واسع. وبالتالي، في محاولة إستهداف كل من هاتين الفئتين في ورقة واحدة هو دائماً تقريباً و بشكل ملحوظ أقل فعالية من وضع أوراق تقنية منفصلة لكل فئة. معظم القرّاء يستجيبون بشكل أكثر إجابي حين تكون المعلومات التضمنة في الأوراق التقنية مصممة لمعالجة إحتياجاتهم الخاصة، دوافعهم الخاصة، خلفيتهم المهنية الخاصة وأهدافهم الخاصة. السعي إلى تطوير ورقة واحدة تعالج كلا الفئتين أمر غير عملي وغير فعّال، وكثيراً ما تكون مكلفة جداً للتصحيح أو إعادة كتابتها في نسختين.

5. أكتب عن الحقائق، وتجنب طرح آراء متعصبة أو تحديد الخيارات التي يجب إتباعها

ويعتقد بعض الكتاب أن قرّاء الأوراق التقنيّة يرحبون بآراء الكاتب الشخصيّة. ولكن، فإن معظم صناع القرار في مجال الأعمال والتقنية (الفئة المستهدفة في أغلب الأوراق التقنية) هم مفكرين مستقلين…بمعنى أنهم عادة لا يستجيبون بشكل جيد للآراء غير المدعومة بالحقائق والتي لا أساس لها ولا إلى تعليمات مثل أنه “يجب عليهم” إستخدام منتج ما أو أنه “يجب عليهم” إعتماد إستراتيجية ما. التقيّد بالحقائق، وشرح الخيارات والبدائل، وتفسير الوقائع والتداعيات المحتملة من الإجراءات المختلفة غالباً ما يكون لها صدى ووقع أفضل مع الباحثون عن المعلومات والذين يقرأون الأوراق التقنيّة أو  الأوراق البيضاء. هذا النهج الأخير يبيّن المعرفة و الخبرة  بشكل أكثر فعالية ويوفر للقرّاء المعلومات التي يسعون لها  من أجل إتخاذ قراراتهم بأنفسهم.

6. حفّز القراء من خلال توفير معلومات مفيدة، وليس عن طريق زرع الخوف أو الشك

لآلاف السنين، الخوف حافز كبير للإنسان. ومع ذلك، فإن هذا لا يعني أن غرس الخوف والشك في عقول القرّاء لا يعد إستراتيجية جيدة عند كتابة الأوراق التقنيّة. معظم صانعي القرار في مجال الأعمال والتقنية لا يتخذون قراراتهم بناءً على هذه المشاعر. بدلاً من ذلك، فإنهم يقومون بتقييم الخيارات السليمة لتنفيذ القرارات، ولا سيما في الحالات التي تترتب عليها آثار مالية كبيرة. ولذلك فإن الإستخدام المفرط للتنبؤات “المشؤومة” قد تبدو مبتذلة لمثل هؤولاء الناس. قرّاء الأوراق التقنيّة يفضلون عادة بيانات واقعية عن التداعيات المحتملة والتي تساعدهم في عمليات التقييم واتخاذ القرارات.

7. أشمل معلومات من طرف ثالث

عن طريق تجميع المعلومات ذات الصلة من مختلف المصادر حول موضوع معين، يمكن أن تكون الأوراق التقنيّة مصدرا مهماً للمعلومات. الأطراف الثالثة (أي، الأطراف الأخرى غير المؤلف والقارئ) هي مصادر معلومات ممتازة، وخصوصا عندما يكون هناك كيانات غير منحازة نسبياً، مثل إتحادات الصناعة والهيئات التنظيمية، الوكالات الحكومية ، والمؤسسات غير الربحية، والكيانات المختصة بتجميع و تحليل الإحصائيات. إشمال معلومات من هذه المصادر في مضمون الأوراق التقنيّة يُعزز مصداقيتها. وبالتالي، فإن هذا النهج يٌعزز الأوراق التقنيّة من خلال دعم رسالة الكاتب و معرفته حول الموضوع و خبرته فيه.

8. أنظر في خيار الإستعانة بأشخاص من خارج الشركة عند كتابة الأوراق التقنيّة

العديد من الشركات تستعين بمصادر خارجية لكتابة الأوراق التقنيّة بسبب الصعوبات المتأصلة في كتابتها داخلياً. الأوراق التقنية المكتوبة داخلياً غالبا ما تكون أوراق تسويقية لمنتجات الشركة والخدمات التي تقدمها وبالتالي لن تكون موضوعيّة بالقدر الكافي لتحقيق الهدف الأسمى لها. بالإضافة إلى ذلك، الكوادر الداخلية غالبا ما تكون غير مختصة وغير ماهرة في فن كتابة الأوراق التقنيّة ، و هو ما يعني إنتاج الأوراق غير الفعّالة. كما أن جودة و نوعية الأوراق التقنية ستعاني عندما تُكتب داخلياً لأن الموظفين لن يعطوها حقها من الوقت المطلوب لتطويرها فيما هم  يواصلون أداء واجباتهم الطبيعية. و لذلك، يمكن لشركة خارجية مختارة بعناية إنتاج أوراق تقنية أعلى جودة و في الوقت المحدد من دون الإفراط في إستخدام الموارد الداخلية.

9. أنظر في التعاقد مع شركة، وليس كاتب حر، لكتابة الأوراق التقنيّة

بالطبع، يمكن للكتاب المستقلين إنتاج أعمال ذات جودة عالية ويمكن أن تكون رخيصة نسبياً، لكنها قد تفتقر إلى المزايا الإستراتيجية التي تقدمها الشركات و الوكالات المختصة. الشركات و الوكالات المختصة توظف عدة كتاب ، وبالتالي تخفف من المخاطر، وتوفر تغطية أوسع للموضوعات المختلفة، بالإضافة إلى توفير إستجابة أسرع عندما تكون ظروف العمل تدعو إلى إتخاذ إجراءات سريعة. مقارنة مع الكتاب الأحرار، يمكن للوكالات عموما تقديم  خدمة مستمرة، و موارد جاهزة أكثر – أي يمكن أن تصبح شريكاً إستراتيجياً يساعد الشركات على التواصل مع الجمهور المستهدف بشكل متسق وفعال ومحدد.

10. لا تحاول أن تجد “بروفوسوراً” لكتابة أوراقك التقنيّة

المعرفة الموسعة والمختصة بموضوع الأوراق التقنيّة يمكن في الواقع أن يضر بدلاً من أن يفيد في كتابتها. يمكن للخبراء و العاملون في مجال ما لفترة طويلة أن يأتو ابأفكار و آراء ومعتقدات مسبقة لمشروع الكتابة مما قد يعني التحيّز في الكتابة. علاوة على ذلك، يمكن أن تكون هذه الآراء قد عفا عليها الزمن و لم تعد صالحة اليوم. على العكس، إستخدام كاتب لديه القدرة على الكتابة بشكل فعّال حول فئة واسعة من الموضوعات المعقدة ينتهج منهجا جديداً لمهمة الكتابة. ولذلك، الكاتب الذي هو أقل دراية في الموضوع من المرجح أن يشمل معلومات وثيقة الصلة بصلب الموضوع والتي قد لا يدرك الخبراء أنها مهمة. وقد ثبت مراراً وتكراراً أن كتاب الأوراق التقنية من هذا النوع قادرون على تجميع المعلومات المعقدة بسرعة من مصادر مختلفة، وإجراء مقابلات فعّالة، وكتابة الأوراق التقنيّة المقنعة، و من دون معرفة مختصة و موسعة في مجال الموضوع.

هل تحتاج لكتابة أوراق تقنية إحترافية؟ هل لديك أوراق تقنية و تحتاج لترجمتها؟ إتصل بنا اليوم و دعنا نساعدك.

تسويق اون لاين

شركة ديجيتال بزنس شركة تسويق إلكتروني وادارة اعمال إلكترونية، نقدم خدمات تصميم مواقع إحترافية تعمل على زيادة مبيعات منتجاتك او التسويق لخدماتك، قامنا ببناء عدة مشاريع عربية الكترونية ناجحة وبتدريب عشرات رواد الأعمال بإستخدام أدوات "التسويق الوارد" مثل التدوين وكتابة المحتوي، التسويق بالفيديو، التسويق بالإيميل، والشبكات الإجتماعية، وعلى العمل من المنزل و الربح من الانترنت . تواصل معنا إذا أردت بناء بزنس ناجح على الإنترنت. تواصل معي إذا أردت بناء بزنس ناجح على الإنترنت.

اترك تعليقاً